Vinkkejä juhlatilan etsintään: Perusjutut

Olen jo varmaan kyllästymiseen asti toistellut, että minun mielestäni hääsuunnittelun ensimmäisiä elementtejä on paikan valinta. Toki mielessä voi samanaikaisesti pyöriä teemavärimietteitä ja hääpukuhaaveita, ja tietysti vieraslistan pituudesta pitää tässä vaiheessa olla jo jonkinlainen kuva. Mutta kyllä se paikka lopulta määrittää niin monta asiaa, että se kannattaa hoitaa kuntoon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Meillä hääsuunnittelu on parhaillaan siinä vaiheessa, että olen ottanut lähes kaikkiin juhlatiloihin yhteyttä (soitettavana vielä kolme puhelua), joissa olen ajatellut meidän käyvän paikkaa katsomassa. Olen jo kirjoittanut tekstin siitä, miten olen seulonut juhlatiloja netin informaatioviidakosta. Nyt ajattelin, että voisin ohjata siihen, mitä juhlatilan valinnassa kannattaa omasta mielestäni huomioida.

Tekstiä alkoi tulla sen verran paljon, että päätin jakaa sen kahteen osaan. Ensimmäinen osa on nimeltään perusjutut, ja tämä saattaakin olla teksti täynnä itsestäänselvyyksiä. Ehkä tästä kuitenkin on joillekin jotakin apua. Huomaa: Minä en ole vielä järjestänyt yksiäkään häitä, eli nämä ovat vain omia ajatelmiani asiasta. Kokeneemmat lukijat voivatkin mielellään lisätä huomioita kommentteihin.

Muutama asia, jotka kannattaa päättää jo ennen tarkempaa tutkimusta, ovat juhlavieraiden määrä (ainakin sinne päin), hääjuhlien vuodenaika sekä alue, jolta juhlapaikkaa etsitään. Näiden lisäksi olisi hyvä ainakin vähän miettiä, paljonko tilasta on valmis maksamaan. Itselläni ei tilojen etsintää aloittaessa ollut hirveän hyvää käsitystä tilavuokrista, joten olin asian suhteen melko avoin ja aloin myöhemmin karsia kalleimpia listalta. Nyt voin kertoa, että pääkaupunkiseudulla hinnat 60-120 hengen juhlatiloille liikkuvat 500 ja 2000 euron välillä. Se vaihtelee, kuinka pitkäksi aikaa juhlatilan saa käyttöönsä. Tästä lisää seuraavassa tekstissä.

Vieraslistan laatiminen on yksi häiden järjestämisen kinkkisimpiä puolia. Häät ovat sitä kalliimmat, mitä enemmän juhlijoita on. Kannattaa siis oikeastaan aloittaa hääsuunnittelu jonkinlaisen vieraslistan tekemisellä, jotta näkee, minkä kokoista tilaa pitää etsiä.

Häiden vuodenaika vaikuttaa tilaan paljon. Kaikissa paikoissa ei edes voi juhlia muutoin kuin kesällä tai esim. huhti-syyskuussa. Lisäksi myös paikalle asetetut kriteerit riippuvat vuodenajasta. Talvihäitä suunnittelevan ei tarvitse miettiä, onko ulkona kivaa oleskelutilaa eikä sitä, tuleeko tilaan luonnonvaloa (ei nimittäin tule). Sen sijaan saatatte joutua vetämään muuten kivan paikan listalta, jos siellä ei saa polttaa kynttilöitä, jos koko talvihäiden idea olivat kynttiläasetelmat.

Tärkeää on myös pohtia sitä, missä naimisiin menon juhlinta tapahtuu. Tähän on eri hääpareilla eri perusteita. Osa haluaa mennä naimisiin lapsuudesta tutussa kirkossa tai muuten kotipaikkakunnalla. Toiset taas haluavat järjestää häät asuinpaikkakunnalla, jolloin järjestelyjä on helppo hoitaa. Meille ainakin on ollut helpotus vertailla hääpaikkoja oman asuinpaikan lähellä, sillä tulemme katsastamaan kymmenisen eri paikkaa, mikä olisi kauempana kotoa vaatinut tuhottomasti ajokilometreja ja/tai pikkutarkkaa suunnittelua. Vuokrahinnassa olisi varmaan säästänyt, mutta olisiko se tullut takkiin bensakuluissa? Kannattaa myös miettiä vieraiden kulkemista ja majoittumista. Meillä iso osa kavereista asuu pääkaupunkiseudulla, joten kaverihäät vietetään täällä. Sukulaiset taas asuvat ympäri Suomea, kuitenkin Pohjanmaan suuntaan keskittyen, joten sukujuhlat vietämme siellä.

Yksi merkittävä tekijä hääpaikkaa valittaessa on se, haluaako häät viettää A-oikeuksin varustetussa ravintolassa, ravintolassa ilman A-oikeuksia vai juhlatilassa, jonne ruoat hoidetaan itse tai ulkopuolisen pitopalvelun kautta. Ravintolassa, jossa tarjoillaan alkoholia, juomakustannukset tulevat väkisinkin kalliimmiksi. Yleensä tällöin hääpari tarjoaa alkumaljan, viinikaadot ruoan kanssa sekä mahdollisesti konjakkia ja/tai likööriä kahvin kanssa, ja vieraat saavat ostaa loput juomat omakustanteisesti. Toki ravintolassakin on mahdollista järjestää ns. avoin baari, mutta en edes halua tietää, paljonko sille tulisi hintaa yhtään isommissa häissä. Me haluamme tarjota alkoholit vieraillemme koko juhlan ajan, joten emme ole edes tutustuneet ravintoloihin, joissa tämä ei ole mahdollista. Toki on hyvä myös kyseenalaistaa, kuuluuko alkoholi teidän häihinne. Meidän häihimme se kuuluu, olennaisestikin, vaikkei mitään ryyppäjäisiä olekaan tarkoitus järjestää.

Osassa paikoissa pitopalvelu on sidoksissa juhlatilaan eli valinnanvaraa yrityksen suhteen ei ole. Tämä saattaa helpottaa monia asioita: pitopalvelu tuntee tilan, siivous on mahdollisesti helpommin hoidettavissa firman kautta, välttämättä ei tarvitse miettiä liinojen, astioiden, servettien ym. hankkimista. Eikä tarvitse tehdä aikaavievää kilpailuttamista pitopalvelusta. Toisaalta olette ns. jumissa sen yhden pitopalvelun kanssa. Jos heidän menunsa ei oikein miellytäkään tai jokin asia tökkii, joudutte miettimään koko paikan vuokraamista. Itse ajattelin ensin, että haluaisin mieluummin erillisen pitopalvelun, jonka voin sitten itse päättää. Nyt yksi hyvä vaihtoehto kuitenkin olisi ravintola, jossa luonnollisesti ruoka tulisi heidän puolestaan. Menu on muokattavissa ja asiat tuntuvat toimivan, joten miksipä ei. Kannattaa siis olla avoin niillekin vaihtoehdoille, joita aluksi karsastitte. Ainakin siinä vaiheessa, jos sitä täydellistä juhlapaikkaa ei tunnu löytyvän.

Toinen osa tekstistäni tulossa myöhemmin tällä viikolla. Siinä annan aihetta tarkemmalle pohdinnalle siinä vaiheessa, kun juhlatiloja ollaan paikan päällä katsomassa.